Program saga – export date din MicroErp

Softul/program saga de contabilitate este o aplicație foarte populară de contabilitate, folosită de un număr mare de persoane care activează in domeniul contabil. Foarte multi contabili, și numărul lor este continuă creștere, folosesc această aplicație cu încredere, datorită prețului bun și a functionalităților multiple pe care aceasta le are implementate. Exportul datelor din MicroErp în program saga a venit astfel ca și o necesitate și o modalitate de a reduce volumul de muncă datorat introducerii documentelor de mai multe ori, o dată in MicroErp și a 2-a oara în programul saga.

Exportul de date in Saga din aplicatia MicroErp se realizeaza apeland meniul din stanga Functionalitati -> 3. Situatii si rapoarte -> Export date in alte aplicatii.
Se va deschide o fereastra care permite alegerea perioadei pe care dorim exportul datelor. Implicit data este setata luna anterioara datei curente.

Inainte de a efectua exportul, trebuiesc definite documentele care se doresc exportate si configurarile contabile aferente pentru export, acest lucru se poate face apeland butonul Modificare optiuni export.
In primul Tab cu Documente exportate se adauga documentele care se doresc a se exporta din MicroERP, precum si tipul de document exportat in Saga.

In al 2-lea Tab cu Configurare tipuri articole se poate configura modul de export de date (global valoric – situatie in care se vor insuma produsele pe cote de TVA pe articole generice, sau cantitativ valoric – situatie in care se vor pune efectiv pozitie cu pozitie asa cum apar in documentul sursa.

Pentru fiecare Tab in parte, in partea de jos sunt oferite explicatii detaliate despre modul de configurare si export.

Instructiuni de import al datelor in soft saga

Înainte de import, efectuați o salvare a bazei de date !!!

Pentru adăugarea unui import, trebuie aleasă arhiva din care se efectueaza acesta și completat intervalul calendaristic care se importă. Din tabelul situat în partea dreaptă se pot selecta documentele în cazul în care importul se efectuează selectiv. Totusi, programul va selecta automat toate tabelele aflate în corelatie cu cele alese de utilizator.
Apăsarea butonului „Validez” va efectua importul propriu zis. În prealabil, programul va efectua o salvare a bazei de date existente.

Reguli pentru efectuare în conditii optime a importului din arhivă:
1. Evitati sa folositi butonul „Devalidez”. Acesta anulează importul, dar, în anumite situații pot rămâne documente neșterse.
2. Dacă importați de două ori aceeași perioadă, documentele se vor dubla (programul nu produce nicio avertizare).
3. Listele cu tipurile de articole, gestiuni, agenți, grupe articole contabile, grupe de furnizori, clienți, articole se importă exclusiv în funcție de codul intern. De aceea, în toate locațiile implicate în transferul de date trebuie să fie realizată aceeași configurație de coduri sau să nu existe suprapuneri (la același cod – înregistrări diferite).
4. Listele de furnizori și clienți sunt importate în funcție de codul fiscal. Dacă un cod fiscal există în baza de date, terțul nu se mai importă. Dacă la același cod intern apar coduri fiscale diferite, tertul se recodifică automată (se completează un „T” sau cu indicele de filială, dacă există, inaintea codului importat).
5. Lista de articole se importă în funcție de codul intern și denumire. Dacă la același cod denumirile diferă, articolul va fi recodificat (se completează un „T” sau cu indicele de filială, dacă există, înaintea codului importat).
6. Lista de salariați se importă în funcție de CNP. Dacă la același cod diferă CNP-ul salariatul va fi recodificat (se completează un „T” sau cu indicele de filială, dacă există, înaintea codului importat).
7. Este recomandat sa se folosească opțiunea „Indice de filială”, situată în ecranul „Configurare societăți”, pagina „Setări diverse”, pentru fiecare locație din care se aduc datele. Această opțiune permite organizare mai eficientă a nomenclatoarelor, diferentiind codurile prin completarea unui indice înaintea acestora.
8. În cazul în care apare o eroare la validarea importului, trebuie restaurată arhiva efectuată automat, din ecranul „Intretinere BD”, pagina „Restaurare”.
9. La filiala nu trebuie sa fie efectuată nicio inchidere intermediara din ecranul „Inchidere luna”, pentru luna la care se refera operatia. Inchiderea se va efectua la locul unde se realizeaza importul.

In pagina „Import date din fisiere generate din ‘Export date’ sau ‘Iesiri’ – facturi XML'” se pot aduce datele din fisiere generate de la „Export date”, facturi si comenzi în format XML generate din SAGA sau din alte aplicatii.

Mod de operare
Alegeţi calea în care sunt situate fişierele de importat.
Dacă le-aţi arhivat, trebuie să le dezarhivaţi, programul căutând fişiere cu numele descris anterior.
Tabelul afişat va fi populat cu informaţii despre datele ce se pot importa îndată ce programul găseşte fişierele destinate importului în locaţia aleasă de utilizator.
Pentru a importa efectiv datele, apăsaţi butonul Import.
În cazul intrărilor şi ieşirilor datele importate nu sunt validate. Pentru validarea automată a acestora apăsaţi butonul Validare situat lângă butonul de import. În acest caz, odată cu validarea se vor genera şi articolele contabile aferente intrărilor sau ieşirilor importate.
Dacă aţi exportat articole contabile integral cele referitoare la intrări şi ieşiri se vor dubla. Pentru a evita o astfel de situaţie, după cum am arătat la descrierea operaţiunii de export, în cazul în care se doreşte importul intrărilor şi a ieşirilor, articolele contabile trebuiesc exportate/importate fără articolele referitoare la intrări/ieşiri.
Orice import de documente se poate anula. Pentru anularea importului datelor despre intrări şi ieşiri validate grupat după import, trebuie ca acestea să fie devalidate în prealabil în ecranele de intrări sau ieşiri.
Nomenclatoarele se importă exclusiv în functie de codul intern. De aceea, în toate locațile implicate în transferul de date trebuie sa fie realizată aceeași configurație de coduri sau să nu existe suprapuneri (la același cod – înregistrări diferite).
Corelațiile dintre facturi și plăti/încasări nu se pot importa prin aceasta metoda, deci este necesar sa fie refăcuta din ecranul „Situație furnizori/clienți” butonul „Reglare avansuri/stornări”.

Facturile in format XML se vor importa în „Intrări” când codul fiscal al firmei se regăsește la eticheta ClientCIF din XML și în „Ieșiri” când se găsește le eticheta FurnizorCIF. Articolele se vor putea identifica după codul de bare sau codul propriu daca acestea se regăsesc în XML. Altfel, liniile vor fi introduse pe tip „Nedefinit”. Gestiunea completată va fi cea implicită.